Bianca-Maria Klein über Erwartungs-Management

Blogbeitrag von Bianca-Maria Klein über Erwartungs-Management und die Bedeutung geklärter Erwartungen als entscheidender Faktor für den Erfolg von Veränderungsprozessen.

Veränderungen sind unvermeidlich und essentiell, insbesondere in einer sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt.

Die Fähigkeit eines Unternehmens, Veränderungen anzunehmen und erfolgreich zu gestalten, ist oft ausschlaggebend für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Ein effektives sogenanntes „Change Management“ hat die Aufgabe in solchen Phasen der Veränderung alte und neue Ressourcen und Prozesse zu koordinieren, die verständnisvolle Kommunikation mit allen Mitarbeitenden und die Implementierung neuer Strategien, um sicherzustellen, dass die Veränderungen reibungslos und langfristig effektiv umgesetzt werden.

Führungskräfte sehen sich jedoch oft mit der Herausforderung konfrontiert, Veränderungsprozesse schnell, kurzfristig und natürlich erfolgreich zu implementieren und umzusetzen. Oft werden sie nicht von Beginn an eingebunden und erst vor diese Aufgabe gestellt, wenn der Change-Prozess schon entschieden ist oder begonnen hat. Der dadurch entstehende kritischste Faktor, der den Erfolg solcher Prozesse maßgeblich beeinflusst, ist die Klärung der Erwartungen. Sowohl für Führungskräfte als auch für ihre Teammitglieder kann der Mangel an geklärten Erwartungen zu Stress und Unsicherheit führen.

Erwartungs-Management: Wie Sie mit Stress und Unsicherheit in Veränderungsprozessen umgehen.

Veränderung ist fast immer zu Beginn mit Unsicherheit verbunden. Das kennt jeder, der schon einmal in eine neue Stadt oder Land gezogen ist, die eine neue Arbeitsstelle angenommen oder ein neues Team übernommen hat. Unsicherheit kann mit Vorfreude vermischt sein, was für eine Person ein motivierendes Gefühl ist. Wenn jedoch das Gefühl starker Unsicherheit, Kontrollverlust und Stress hervorruft, kann dies negative Folgen und langfristige Auswirkungen haben. Auf den Erfolg der angestrebten Projekte, aber vor allem auch auf die körperliche und psychische Gesundheit der involvierten Personen.

Insbesondere Führungskräfte stehen immer häufiger vor der Herausforderung, ihre Teams souverän und erfolgreich durch Veränderungsprozesse zu führen. Diese Führungsaufgabe beinhaltet, während des gesamten Prozesses die Projekte zu managen, konfliktreiche Situationen zu bewältigen, unsichere Mitarbeitende stets zu unterstützen und das gesamte Team informiert zu halten. Hinzu kommen womöglich die eigenen Ängste und Unsicherheiten und auch persönliche Fragen, wie zum Beispiel: Kann ich als Führungskraft in Zukunft meine Rolle überhaupt noch ausführen? oder: Schaffe ich das überhaupt alles alleine und habe ich die Kompetenzen? Diese Herausforderungen lösen bei vielen Führungskräften starken Druck aus und somit auch den Stress, der persönliche Auswirkungen haben kann und den Erfolg der gesamten Veränderungs-Initiative beeinflusst.

Die Ursache von Unsicherheit

Aber warum führt der Prozess der Veränderung zu diesen Unsicherheiten und dem Stress? Nach ihrer langjährigen Erfahrung mit Unternehmen unterschiedlicher Formen und Branchen weiß Bianca-Maria Klein, dass einer der Hauptgründe das schlechte oder fehlende „Erwartungs-Management“ ist. Wenn Führungskräfte und ihre Teams gar nicht wissen oder nicht präzise verstehen, was von ihnen erwartet wird, entstehen Unsicherheit und Angst vor dem Unbekannten. In solchen Momenten können Selbstzweifel, Widerstand gegenüber geforderten Veränderungen und eine allgemeine Abnahme der Arbeitsmotivation und der Risikobereitschaft auftreten.

Das Management von Erwartungen ist ein entscheidender Ansatz, um den Stress und auch potentielle Konflikte in Veränderungsprozessen zu minimieren. Es beinhaltet die klare und fortwährende Kommunikation von Zielen und von definierten Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten während des gesamten Prozesses. Ein bewährter Weg, dies zu erreichen und erfolgreiches Erwartungs-Management in Unternehmen zu betreiben, ist das Stellen von gezielten Fragen.

Die Kraft der Frage

Häufig sind Führungskräfte überzeugt davon, den Teams möglichst viele Informationen zu geben. Zahlen, Daten und Fakten, die relevant sind für die Veränderungsprozesse und die Erfolgsparameter der Projekte. Das ist grundsätzlich auch richtig, jedoch vergessen sie dabei oft, den einzelnen Mitarbeitenden Fragen zu stellen. Dabei hat das Fragen stellen eine starke Kraft, um Teams erfolgreich zu machen, denn das Stellen von Fragen bietet grundsätzlich viele Vorteile:

Erkenntnisgewinn: Die Führungskraft erhält Informationen von einzelnen Team-Mitarbeitenden, die eventuell bei der Lösung von Problemen oder einer Entscheidungsfindung helfen.

Lösungsfindung: Fragen sind ein wesentliches Werkzeug im Prozess der Problemlösung. Sie können dazu beitragen, Hürden zu identifizieren, Ursachen zu verstehen und effektive Lösungsansätze zu finden.

Lernförderung: Das beste Beispiel sind hier Kinder, die auf natürliche Weise Fragen stellen. Denn das Stellen von Fragen ist eine effektive Methode des Lernens. Es ermöglicht es, Wissen zu vertiefen, neue Perspektiven zu gewinnen und dadurch innovative Ideen zu entwickeln.

Klarheit schaffen: Fragen können dazu beitragen, Unklarheiten zu beseitigen, Barrieren in der Kommunikation abzubauen und Missverständnisse verhindern. Sie fördern ein klares Verständnis zwischen den kommunizierenden Personen.

Verbesserung der Kommunikation: Das regelmäßige Stellen von Fragen fördert offene und direkte Kommunikation. Es zeigt Interesse und Wertschätzung gegenüber anderen Meinungen und Perspektiven.

Beziehungsmanagement: Das Zeigen von Interesse und Wertschätzung an anderen Menschen stärkt grundsätzlich Beziehungen, baut Vertrauen auf, fördert Toleranz und Respekt und somit das positive soziale Miteinander.

Selbstreflexion: Auch das Stellen von Fragen an sich selbst fördert die Selbstreflexion. Es ermöglicht eine tiefere Selbstkenntnis, unterstützt persönliches Wachstum und trägt zur Entwicklung von Selbstbewusstsein und Stärkung des Selbstvertrauens bei.

Erwartungs-Management im Fokus

Führungskräfte, die sich dieser Kraft der Fragen bewusst sind, setzen diese ein, um Erwartungen, Wünsche, Ansprüche und die Vorstellungen der Mitarbeitenden zu verstehen und zu managen. Die folgenden Bereiche sind Bestandteil von Veränderungsprozessen und Projekten und das Stellen der hier aufgeführten Beispiel-Fragen können für den Erfolg ausschlaggebend sein.

Klärung der gewünschten Ziele:

Bevor Veränderungen überhaupt eingeleitet werden, ist es entscheidend, die Ziele klar zu definieren. Führungskräfte sollten nicht nur die Ziele der Veränderung verstehen, sondern diese auch ihren Teams präzise vermitteln. Das Hinterfragen von Zielen hilft dabei, sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine klare Vorstellung davon haben, wohin die Reise führt. Die Klärung im Team folgender Fragen können hier sein:

• Welche konkreten Ziele verfolgen wir (lang-und kurzfristig) mit dieser Veränderung?
• Was bedeuten die Veränderungen für jeden einzelnen von Euch?
• Welche Chancen, die wir eventuell noch nicht sehen, entstehen durch die Veränderung?
• Wie werden sich diese Ziele auf unsere täglichen Arbeitsabläufe auswirken?
• Welche Auswirkungen werden die Ziele auf Eure individuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben?

Vergleich von Erwartungen:

Führungskräfte und Mitarbeitende sollten ihre Erwartungen selbst gut kennen und offen diskutieren dürfen. Durch das Besprechen und den gegenseitigen Vergleich von Erwartungen können potenzielle Missverständnisse frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies schafft eine Atmosphäre der Offenheit und Transparenz bzw. fördert dadurch die psychische Sicherheit in den Teams. Die Klärung im Team folgender Fragen können hier sein:

• Wie interpretierst Du und stehst Du zu den Ziele der Veränderung?
• Welche Herausforderungen siehst Du im Zusammenhang mit den vorgeschlagenen Veränderungen?
• Welche persönlichen Erwartungen an mich, als Deine Führungskraft / an unser Team / an Dich selbst hast Du ganz konkret?
• Wie wirst Du sicherstellen, dass wir gemeinsam unsere Erwartungen erfüllen?
• Gibt es Unklarheiten oder Unsicherheiten, die wir gemeinsam klären sollten?

Kommunikation von Rollen und Verantwortlichkeiten:

Jede und jeder im Team sollte verstehen, welche Rolle er oder sie im Veränderungsprozess spielt und welche Verantwortlichkeiten damit verbunden sind. Das Erwartungs-Management umfasst auch die klare Kommunikation darüber, wer, wann, welche Aufgaben übernimmt und wie die Zusammenarbeit lang-und kurzfristig gestaltet wird. Diese Klärung sollte in regelmäßigen Abständen wiederholt werden, um mögliche Veränderungen in den Aufgaben transparent zu gestalten. Die Klärung im Team folgender Fragen können hier sein:

• Kannst Du Deine Rolle im Veränderungsprozess klar beschreiben?
• Welche spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten siehst Du für Dich in unserem Team vor?
• Gibt es Überschneidungen oder Unklarheiten bezüglich der Zuständigkeiten, die wir klären müssen?
• Gibt es Aufgabenfelder, die Dich besonders interessieren und übernehmen möchtest und für die Du eventuell eine besondere Expertise hast?

Offene Feedbackkultur fördern:

Das Einsetzen einer offenen Feedbackkultur ist entscheidend, um ständig sicherzustellen, dass Erwartungen erfüllt werden bzw. geklärt sind. Durch regelmäßige, klare Rückmeldungen können Anpassungen vorgenommen und Missverständnisse frühzeitig gelöst werden. Die Anwendung im Team folgender Fragen kann hier sein:

• Wie fühlst Du Dich bezüglich Deiner Rolle, Deinen Aufgaben und Deinen bisherigen Ergebnissen im Veränderungsprozess?
• Hast Du bisher ausreichend Rückmeldungen zu Deinen Leistungen und Ergebnissen erhalten?
• Welche Verbesserungsvorschläge hast Du für die Zusammenarbeit im Team?
• Wo siehst Du noch neue Möglichkeiten für Deine Weiterbildung und Wachstum?

Fazit

Insgesamt zeigt sich, dass die Unsicherheiten und der Stress in Veränderungsprozessen oft auf unklare Erwartungen zurückzuführen sind. Das aktiv und gezielt eingesetzte Management von Erwartungen durch gezielte Fragestellungen ist ein wirksames Instrument, um Klarheit und Motivation zu fördern. Führungskräfte, die in der Lage sind im gesamten Team, offen klare Erwartungen zu definieren und zu kommunizieren, können potenzielle Missverständnisse vermeiden, das Team in die Lage versetzen, konstruktiv auf Veränderungen zu reagieren und schaffen dadurch eine positive, motivierende und sichere Arbeitsatmosphäre des Vertrauens und der wertschätzenden Zusammenarbeit.

Um den Erfolg von Veränderungsprozessen sicherzustellen, sollten Führungskräfte nicht nur auf die strategische Umsetzung achten, sondern auch auf die menschliche (und völlig natürliche) Reaktion und Folgen von Veränderung. Indem Führungskräfte die Bedeutung und das Bedürfnis geklärter Erwartungen (auch der eigenen) erkennen und proaktiv managen, können Führungskräfte und Teams gemeinsam erfolgreich durch Veränderungen navigieren und gestärkt daraus hervorgehen.

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