Trotz bester Planung kann es vorkommen: Der gebuchte Redner wird krank, verpasst seinen Flug oder fällt aus anderen Gründen kurzfristig aus. Für Eventplaner ist das ein Worst Case – vor allem, wenn der Vortrag ein zentrales Element des Programms ist.
Doch keine Panik: Mit der richtigen Vorbereitung, professionellen Partnern und einem starken Netzwerk lässt sich auch diese Situation souverän lösen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie wir als Redneragentur auf kurzfristige Ausfälle reagieren – und wie Sie sich im Vorfeld absichern können.
1. Wie wahrscheinlich sind kurzfristige Absagen?
Die gute Nachricht: Kurzfristige Ausfälle sind die Ausnahme, nicht die Regel. Professionelle Redner sind zuverlässig, verantwortungsvoll und verfügen über eine gute Selbstorganisation. Dennoch kann es – wie bei jeder Dienstleistung – zu unvorhergesehenen Zwischenfällen kommen:
- plötzliche Krankheit oder Verletzung
- familiäre Notfälle
- logistische Probleme (z. B. Flugausfälle, Streiks, Unwetter)
- technisches Versagen bei digitalen Formaten
Daher ist es wichtig, im Vorfeld klare Regelungen zu treffen und einen Plan B in der Hinterhand zu haben.
2. Unsere Absicherungsstrategie als Agentur
Als Redneragentur sehen wir es als unsere Verantwortung, Sie auch in Ausnahmesituationen bestmöglich zu unterstützen. Unsere Maßnahmen umfassen:
a) Vertragliche Absicherung:
In unseren Vereinbarungen sind klare Regelungen zur Ausfallhaftung und Ersatzleistung definiert – für beide Seiten nachvollziehbar.
b) Frühzeitige Risikobewertung:
Wenn Anzeichen auf eine potenzielle Absage hindeuten (z. B. Krankheitstage, logistische Risiken), reagieren wir proaktiv – nicht erst in letzter Minute.
c) Zugriff auf ein qualifiziertes Rednernetzwerk:
Dank unseres großen Pools an erfahrenen Persönlichkeiten können wir auch kurzfristig passende Alternativen vorschlagen – thematisch und qualitativ vergleichbar.
d) Technische Flexibilität:
Wenn eine Präsenzteilnahme nicht mehr möglich ist, prüfen wir mit dem Redner und Ihnen, ob der Vortrag virtuell gehalten werden kann – z. B. per Livestream.
3. Alternativen im Ernstfall – was ist möglich?
Sollte der gebuchte Redner tatsächlich ausfallen, bieten wir Ihnen verschiedene Lösungsszenarien:
- Gleichwertiger Ersatzredner aus unserem Netzwerk (gleiches Thema, ähnlicher Stil)
- Flexibler Formatwechsel, z. B. von Keynote zu moderierter Gesprächsrunde
- Videobotschaft oder vorab aufgezeichneter Vortrag, wenn Live-Auftritt nicht möglich ist
- Interner Sprecher, professionell unterstützt durch uns (z. B. inhaltliche Vorbereitung)
Je nach Vorlaufzeit, Veranstaltungskontext und Budget entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen die bestmögliche Lösung.
4. Was können Sie als Veranstalter im Vorfeld tun?
Auch Sie als Eventplaner können Maßnahmen ergreifen, um sich auf den Notfall vorzubereiten:
- Backup-Zeiten im Ablaufplan einbauen
- Briefing einer internen Vertretung, die bei Bedarf kurzfristig übernehmen kann (z. B. als Moderator oder Impulsgeber)
- Erreichbarkeit sicherstellen, damit schnelle Entscheidungen möglich sind
- Zusätzlichen Sprecher vorbereiten (z. B. Panelteilnehmer), die notfalls einspringen können
Wir unterstützen Sie dabei, einen solchen Notfallplan individuell zu gestalten – ohne unnötige Doppelstruktur oder Aufwand.
5. Und was passiert finanziell?
Je nach vertraglicher Regelung und Zeitpunkt des Ausfalls entstehen unterschiedliche Konsequenzen:
- Bei höherer Gewalt (z. B. Krankheit) ist meist keine Honorarpflicht gegeben – ebenso wenig Schadensersatz.
- Bei freiwilligem Rücktritt des Redners stellen wir einen gleichwertigen Ersatz oder verhandeln mit Ihnen eine faire Lösung.
- Reisekosten oder Stornogebühren können je nach Fall dennoch anfallen – wir informieren Sie frühzeitig transparent.
Ziel ist immer eine faire, praktikable und partnerschaftliche Lösung für alle Beteiligten.
Ausfälle lassen sich nie ganz verhindern – aber sehr gut managen
Ein kurzfristiger Ausfall ist unangenehm – aber kein unlösbares Problem. Mit der richtigen Agentur an Ihrer Seite, einem flexiblen Plan und einem starken Netzwerk behalten Sie auch in stressigen Situationen die Kontrolle.
Wir sorgen dafür, dass Sie handlungsfähig bleiben – mit schnellen Reaktionen, passenden Alternativen und professioneller Unterstützung.
Sprechen Sie uns gerne an – für eine Rednervermittlung, auf die Sie sich verlassen können. Auch im Ernstfall: 1 (704) 804 1054 oder welcome@premium-speakers.com